Auswirkungen der Krise auf die Akkreditierung und Zertifizierung

shutterstock

In der aktuellen Situation werden Vorortbegutachtungen abgesagt oder wo möglich durch Remoteaudits ersetzt. So führt die DAkkS derzeit keine Vorortbegutachtungen mehr durch und die Konformitätsbewertungsstellen prüfen derzeit, wie sie den Zertifizierungsbetrieb aufrechterhalten können.

Auswirkungen auf die Akkreditierung von Unternehmen und Laboren

Für die DAkkS hat weiterhin die Aufrechterhaltung ihrer hoheitlichen Aufgabe sowie der Schutz von Mitarbeitern, Begutachtern und Kunden gleichermaßen oberste Priorität. Daher ersetzt sie alle in Deutschland geplanten Begutachtungen innerhalb Deutschlands durch alternative Begutachtungsverfahren oder verschiebt diese wo dies möglich ist (Auswirkungen der Corona Krise auf die Akkreditierung). Grundlage hierfür sind die IAF-Vorschriften für Remoteaudits nach den IAF MD 4 und die Sonderregelungen nach dem IAF ID 3:2011. Sollte keine Begutachtung durchgeführt werden können, aus welchem Grund auch immer, so kann der Begutachtungstermin bis zu 90 Tage verschoben werden.

Die DAkkS hat jetzt einen Leitfaden veröffentlicht, wie Fernbegutachtung von ihr durchgeführt werden und welche Regeln dafür gelten. Hierin sind auch enthalten, welche technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Software zum Einsatz kommt.

Seit September führt die DAkkS wieder vor Ort Begutachtungen durch, wenn es die Umstände und die Einhaltung der Hygienevorschriften erlauben.

Auswirkungen auf die Zertifizierung von Managementsystemen

Die DAkkS empfiehlt den Konformitätsbewertungsstellen (KBS) eine Risikobewertung in Bezug auf ihre eigene Situation und auf die ihrer Kunden, die von der Pandemie betroffen sind, durchzuführen und die Möglichkeit von Remoteaudits zu prüfen. Derzeit ist das Bild bei den KBS‘sen unterschiedlich. Je nach Risikoeinschätzung werden derzeit von Einigen noch Voraudits angeboten. Andere bieten nur noch Remoteaudits an. Wenn Sie in der Situation sind, dass ein Überwachungsaudit oder Rezertifizierungsaudit ansteht, dann setzen sie sich direkt mit ihrem Zertifizierer in Verbindung und prüfen die Möglichkeit eines Remoteaudits oder eine Verschiebung des Termins. Problematisch wird es, wenn Konformitätsbewertungen nicht ohne Inaugenscheinnahme von Objekten/Prozessen durchgeführt werden können. Dies kann durch gesetzliche Vorschriften oder die Programmeigner gefordert sein und führt schlussendlich in Konsequenz dazu, dass keine Konformitätsbewertung vorgenommen werden kann.

Stellungnahme des International Accreditation Forums (IAF) zu Begutachtungen von Programmen nach ISO/IEC 17021-1:2015: (Managementsystemzertifizierung)

Wenn es nicht möglich ist, Audits durchzuführen (physisch oder gemäß IAF MD4: 2018) und wenn die von IAF ID3:2011 empfohlenen Bedingungen erfüllt sind, können alle Zertifizierungsaktivitäten (z.B. Überwachungen, Rezertifizierungen) um bis zu 6 Monate verschoben werden. Die Gültigkeit der Zertifikate kann um einen entsprechenden Zeitraum von bis zu 6 Monaten verlängert werden. Eine Verlängerung dieses Zeitraums ist derzeit nicht abzusehen. Sollte es in diesem Zeitraum nicht möglich sein, ein vor Ort Audit durchzuführen und die Durchführung eines Remote-Audits nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, so muss die akkreditierte Zertifizierungsstelle den Kunden informieren und das akkreditierte Zertifikat aussetzen. Um die Aussetzung aufzuheben und mit der Gültigkeit des akkreditierten Zertifikats fortzufahren, muss mindestens eine Stufe 2 Audit durchgeführt werden. (IAF FAQ 31 +32)

Stellungnahmen spezieller Programmeigner: (Stand 30.10.2020)

Automobilindustrie: Die IATF erlaubt jetzt vollumfänglich die Durchführung von Remoteaudits, wenn Vor-Ort-Audit aus Gründen, die direkt mit der COVID-19-Pandemie zusammenhängen, nicht durchgeführt werden können (IATF MEASURES CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19) — REVISION 5). Dazu hat sie auch Kriterien definiert, die bei Remote-Audits eingehalten werden müssen.

Darüber hinaus hat die IATF die Möglichkeiten geschaffen, die Termine für die Zertifizierungs-, Überwachungs- und Transferaudits unbürokratisch in Absprache mit den Konformitätsbewertungsstellen um maximal 6 Monate zu verschieben. Dazu muss das extra für diesen Fall geschaffene „IATF 16949 Monitoring“ angewendet werden.

Alle IATF 16949 Zertifikate werden um 6 Monate verlängert und die Änderungen werden auch in der IATF-Zertifikatsdatenbank sichtbar sein.

In Fällen, in denen das erforderliche Überwachungsaudit nicht innerhalb der zulässigen Intervalle und Fristen gemäß den IATF-Regeln, 5. Auflage, durchgeführt werden kann, gewährt die IATF eine zusätzliche Verlängerung von neunzig (90) Kalendertagen, um mit dem Überwachungsaudit zu beginnen, danach wird der Dezertifizierungsprozess eingeleitet.

Die Groupe-PSA hat die Zertifizierungsorganisationen informiert, dass das „bidlist scoring“ auf den Stand von Ende März 2020 für die Unternehmen eingefroren wird, es sei denn ein Unternehmen kann genauere und aktuellere Informationen zur Verfügung stellen (Groupe-PSA-Communique_COVID19).

Luftfahrtindustrie: Remoteaudits können durchgeführt werden. Aus den entsprechenden Aufzeichnungen muss klar hervorgehen, dass es sich um ein Remoteaudit handelt. Alle vom Kunden vorgelegten Dokumente sind in den PEAR´s und der QMS Matrix zu referenzieren. Für Bereiche, die nur eingeschränkt auditiert werden können, wie Produktion und Prüflabore muss beim nächsten Audit die Auditzeit entsprechend erhöht werden. Es sind Regeln geschaffen worden, die es ermöglichen die Gültigkeit der Zertifikate um 6 bis zu 12 Monate zu verlängern (COVID-19: OASIS Database Instructions):

Medizintechnik: Grundsätzlich sind Remoteaudits möglich. In Zusammenarbeit mit der Konformitätsbewertungsstelle muss im Einzelfall geprüft werden, ob dies vor dem Hintergrund der Produkte, des Standorts und der Risikoeinschätzung realisierbar ist.

Bahnindustrie: Remoteaudits sind auch weiterhin nicht möglich. Die Zertifikate für die betroffenen Unternehmen werden laut dem UNIFE um 3 Monate (90 Kalendertage) bezogen auf den Monat ihres Gültigkeitsdatum (Mai bis August) und bei Gültigkeitsdatum (Februar-März-April) um 4 Monate (120 Kalendertage) verlängert.

Die Testphase für den „Silver quality performance level test“ wird aufgrund der aktuellen Covid-19-Situation bis auf weiteres verlängert.

Auswirkungen auf die Zertifizierung von Personen

Auch für den Bereich der Personenzertifizierung werden die Regeln des IAF MD 4 derzeit angewandt. Die DGQ versucht derzeit alle notwendigen Schulungen zur Aufrechterhaltung der Zertifikate online anzubieten. Im Rahmen der Auditoren Qualifikation hat der VDA in einer Sonderregelung zur Verlängerung der Zertifikate wegen COVID-19 für Zertifikate zu den Standards VDA 6.3 und IATF 16949 1st/2nd party, welche ein Gültigkeitsdatum bis zum 30. Juni 2020 aufweisen die Gültigkeit bis zum 31. Dezember 2020 verlängert.

Zertifizierung von Qualitätsfachpersonal und Auditoren auf Basis des EOQ Zertifizierungsprogramm COS CS 9000:

Seitens der EOQ wurden Interpretationsregeln erlassen, die den Umgang mit Remote Methoden beschreiben: „EOQ CC Interpretation – Use of remote / e-based methods and techniques in training programs and examinations based on requirements of EOQ COS and CS 9000 2019 and related documents /April 2020“. Die Zertifizierungsstellen – hier in Deutschland insbesondere die DGQ – arbeiten an der Umsetzung praktikabler Möglichkeiten.